Dado que nos encontramos inmersos en el mes de abril, es decir en el cuarto mes inmediatamente posterior al cierre de los ejercicios empresariales que coinciden con el año natural, creemos conveniente recordar la obligatoriedad de proceder a legalizar telemáticamente en el Registro Mercantil, dentro de este mes, los Libros que deben llevar los empresarios cuyo ejercicio empresarial o social finalizó el pasado 31 de diciembre.
En efecto, la Ley 14/2013, de apoyo a los emprendedores establece, en su artículo 18º, la obligatoriedad de legalizar telemáticamente en el Registro Mercantil, previa su cumplimentación en soporte electrónico, todos los Libros que obligatoriamente deban llevar los empresarios.
Entre dichos Libros, y de forma expresa, el referido artículo alude a los Libros de Actas de las Juntas y de los órganos colegiados (consejos administración, etc…), así como a los Libros Registros de Socios, de la Sociedades de Responsabilidad Limitada, y a los Libros de Acciones Nominativas, de las Sociedades Anónimas cuyo capital se encuentre representado por acciones de tal carácter.
El plazo de legalización de dichos Libros en el Registro Mercantil es, según pues establece la norma, de cuatro meses desde el cierre del ejercicio anterior.
Dicha disposición legal, y, por consiguiente, la obligatoriedad de la legalización telemática de los referidos Libros en el mencionado plazo,debería haber sido de aplicación con respecto a los empresarios con ejercicios abiertos a partir de 29 de septiembre de 2013, si bien debe tenerse en cuenta lo que se expone seguidamente.
Como complemento de referido precepto legal, la Dirección General de los Registro y del Notariado, mediante Instrucción de 12 de febrero de 2015, concretó una serie de principios conforme a los cuales debería producirse la legalización de los Libros. Dicha Instrucción fue impugnada en vía contenciosa sobre la base, principalmente, de la posible falta de confidencialidad de la información a remitir al Registro Mercantil por vía telemática al legalizar los Libros, especialmente los de Actas.
Con la impugnación de la Instrucción se solicitó la suspensión de su aplicación, por lo que con ello se produjo, en la práctica, una suspensión temporal en la aplicación del nuevo sistema de legalización de los Libros, en este caso de Actas, Registro de Socios, de Acciones Nominativas y Registro de Contratos con el Socio Único.
A la vista de ello, la Dirección General de los Registro y del Notariado mediante nueva Instrucción, de fecha 1 de julio de 2015, adopta unos mecanismos de seguridad y encriptado de los ficheros electrónicos de los empresarios presentados a legalizar en el Registro Mercantil, de forma que se garantiza la confidencialidad de los datos remitidos.
Por consiguiente, y a la vista de dicha última Instrucción, los Registros Mercantiles proceden desde entonces a legalizar ex post, es decir dentro del plazo indicado -y una vez ya celebradas las Juntas o reuniones de los órganos colegiados, o, en su caso, producidas las operaciones que afecten a las participaciones sociales o acciones nominativas, y/o suscritos los contratos de la Sociedad con su Socio Único- los Libros de Actas, Registro de Socios, de Acciones Nominativas y de Registro de Contratos con el Socio Único, por el nuevo sistema de legalización telemática.
Respecto a la legalización telemática de los Libros de Actas, señalar que dentro de los 4 meses primeros de cada nuevo ejercicio se debe proceder a legalizar las Actas de las Juntas y demás órganos colegiados, así como las Actas de Decisiones de Socio Único, celebradas dentro del ejercicio anterior. No obstante ello, y si así se precisara, además, en cualquier momento del ejercicio social se podrán presentara legalizar, por la misma vía, Libros de detalle de Actas del mismo ejercicio en curso, a efectos probatorios o de cualquier otra naturaleza.
En cuanto a los Libros Registros de Socios y de Acciones Nominativas, las Sociedades que se constituyan a partir de la aplicación de la norma deberán legalizar por vía telemática, en el Registro Mercantil, su primer Libro,una vez queden inscritas en dicho Registro, haciendo constar en el mismo los datos de los socios fundadores. Además dichas Sociedades, así como aquellas que ya dispusieran de los mismos por tenerlos legalizados ab initio -es decir en blanco-, forma vigente hasta la aplicación práctica de la norma de legalización telemática, solo estarán obligadas a legalizar un nuevo Libro Registro de Socios o de Acciones Nominativas en los cuatro meses siguientes a la finalización del ejercicio en el que se haya producido cualquier alteración en la titularidad inicial o sucesiva de las participaciones o acciones nominativas, o si se hubiera constituido algún tipo de gravamen sobre las mismas.
Las mismas reglas previstas para los Libros Registro de Socios y de Acciones Nominativas regirán para la legalización telemática de los Libros Registro de Contratos con Socio Único, en caso de Sociedades Unipersonales, donde figuraran todos los contratos suscritos por la Sociedad con su Socio Único durante el ejercicio anterior.
Ignacio Roca-Umbert
Abogado del departamento de Derecho Mercantil
Socio Aquit Legal, SL